Введение Организованные цифровые записи являются ключом к созданию безбумажного офиса. Однако многие компании по-прежнему сохраняют важные сообщения электронной почты в виде локальных файлов .msg на компьютерах сотрудников, общих дисках и в папках резервных копий. Эти файлы могут быть заблокированы...
Введение
Организованные цифровые записи являются ключом к созданию безбумажного офиса. Однако многие компании по-прежнему сохраняют важные сообщения электронной почты в виде локальных файлов .msg на компьютерах сотрудников, общих дисках и в папках резервных копий. Этими файлами могут быть контракты, счета-фактуры, обсуждения проектов, запросы клиентов и другая информация, к которой необходимо иметь доступ на регулярной основе.
Файлы сообщений Microsoft Outlook отлично подходят для сохранения отдельных электронных писем, но ими не всегда легко делиться, распечатывать, просматривать или хранить в качестве долгосрочных записей. Преобразование этих сообщений в файлы PDF может упростить управление цифровыми документами и сократить ненужное использование бумаги.
В этом контрольном списке описывается, как подготовить, преобразовать, проверить и систематизировать локальные файлы .msg в рамках практического безбумажного офисного рабочего процесса.
1. Найдите и систематизируйте локальные файлы .msg.
Прежде чем начать преобразование, найдите все соответствующие файлы сообщений на своем компьютере или в общем хранилище.
• Сканировать локальные папки, расположение на рабочем столе, загрузки и общие диски на наличие файлов .msg.
• Найдите электронные письма, связанные с проектами, клиентами, финансами, юридическими и административными вопросами.
• Удалите все дубликаты или нежелательные, несвязанные сообщения.
• Группировка по отделам, проектам, отправителям